Rechnungen schreiben und Vorsteuerabzug
Rechnungen schreiben, auch Rechnungen online schreiben, das kann doch jeder, oder? Im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug sind die Formvorschriften bei der Rechnungserstellung immer schwieriger geworden. Handschriftliche Korrekturen sind verboten. Für manch einen ist Rechnungen schreiben zum Buch mit sieben Siegeln geworden. Fehler in der Rechnung führen dazu, dass bei Betriebsprüfungen die abgezogene Vorsteuer zurückgefordert wird.
Es wird unterschieden zwischen Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro und Rechnungen größer als 150 Euro. Beide haben ihre Tücken.
An die Kleinbetragsrechnungen werden geringere Anforderungen gestellt: Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstelldatum, Menge und Bezeichnung des gekauften Gegenstandes, Umsatzsteuerprozentsatz und Bruttobetrag. Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis notwendig. Das ist leicht zu bewältigen.
Bei Rechnungen über 150 Euro wird es schwieriger, und dort passieren die meisten Fehler, die zu Vorsteuerrückforderungen führen. Diese Rechnungen müssen zusätzlich die korrekte Firmenbezeichnung und –anschrift des Leistungsempfängers, den genauen Lieferungs- und Leistungszeitraum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten und einiges mehr. Am besten man besorgt sich eine gute Checkliste. Dann kann man Muster Rechnungen entwickeln und Rechnungen schreiben wird leicht gemacht.
Im Zeitalter von Computern und Faxgeräten wäre eine elektronische Übermittlung der Rechnungen nahe liegend. Das geht, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung sollte man sich schriftlich geben lassen. Ein einfacher Emailanhang wird als Rechnung nicht anerkannt. Eine digitale Signatur ist erforderlich. Ohne die Signatur ist kein Vorsteuerabzug erlaubt.
Viele Fehler beim Vorsteuerabzug entstehen wenn Leistungen über Teil- und Schlussrechnungen abgerechnet werden. Dies ist als Beispiel erklärt in dem hilfreichen und praktischen Merkblatt „Anforderungen an eine Rechnung“. Dort werden die Probleme um das Rechnungen schreiben und um Rechnungen online anschaulich mit den Formvorschriften dargestellt.
Verantwortlich für diesen Beitrag: Wilma Lojewski
