Vernichtung von Altakten, auch ein Risiko für das Unternehmen?
Die Vernichtung von Akten ist unabdingbar für ein Unternehmen, wenn diese nicht mehr gebraucht werden und sinnlos die Archive füllen. Im Vordergrund steht hierbei ganz klar der Aspekt der Sicherheit. Mit Identitätsdiebstahl ist schließlich nicht zu spaßen und einem Unternehmen kann großer Schaden zugefügt werden, wenn es einmal in den Strudel eines solchen Verbrechens geraten ist. Gerade deshalb ist jedem Unternehmen gut daran getan, wenn es durch die großangelegte Vernichtung von alten Dokumenten die eigene Sicherheit, so wie auch die der Kunden, gewährleisten kann. Ob ein Aktenvernichter, der mit dem so genannten Streifenschnitt arbeitet oder ein Aktenvernichter Partikelschnitt, je nach gewünschter Sicherheitsstufe ist hier für jeden Geschmack etwas dabei. Unternehmen wie Rexel haben sich auf Sicherheitslösungen für kleinere und große Unternehmen spezialisiert.
Andererseits ist die Vernichtung von alten Dokumenten natürlich auch für Firmen gerade dann von Vorteil, wenn sie sich in einer Krise befinden. In den USA gab es vor rund zehn Jahren einen Fall, der bezüglich Aktenvernichtern zu denken gibt. Damals war der ehemalige Wirtschaftsprüfer Arthur Andersen verurteilt worden, der im Zuge einer Bilanzprüfung des pleite gegangenen Energiehändlers Enron angeblich die Justiz behindert habe. Damals habe er die Firma darauf aufmerksam gemacht, dass Akten nur so lange aufbewahrt werden müssten, wie es nützlich erscheine. Die Justiz vermutete daraufhin, dass er das Unternehmen dazu aufgefordert habe, Beweise zu vernichten. Schließlich könne nicht einfach jedes Unternehmen kurz vor Beginn eines Ermittlungsverfahrens seine kompletten Akten vernichten, mit dem Hinweis darauf, es seien Altakten, die nicht mehr gebraucht werden würden. Die Anwälte von Andersen wiesen anschließend darauf hin, dass die Aufbewahrungsrichtlinie und die Vernichtung der Akten durchaus rechtens gewesen seien. Zweifelhaft bleibt jedoch weiterhin die angebliche Aufforderung an die Mitarbeiter, diese Richtlinien einzuhalten. Man befürchtet nun, dass es passieren könne, dass die Vernichtung von Akten in Unternehmen, aufgrund dieses Präzedenzfalls, zu einem unkalkulierbaren Risiko werden könne. Doch Richtlinien gibt es ja dennoch nach wie vor, auch wenn diese im Zuge des Sarbanes-Oxley Gesetzes im Jahr 2002 noch einmal für alle Firmen verschärft wurden. Wenn ein Unternehmen außerdem nichts zu verbergen hat, sollte es ja auch keinen Grund dafür geben, seine Altakten nicht guten Gewissens vernichten zu lassen. Ein Fall wie bei Enron ist sicher keine Seltenheit, jedoch auch kein Normalfall.
Verantwortlich für diesen Beitrag: Bastian Weber
